Gérer les passages du code pour vos élèves peut être une tâche complexe si vous ne disposez pas d’un système bien organisé. Un simple fichier Excel ou Google Sheets, bien conçu, peut devenir votre meilleur allié pour suivre les élèves, planifier les relances, et ne jamais manquer une échéance importante. Voici comment structurer et utiliser un tel fichier pour une gestion optimale.
1. Structurer votre fichier
Une bonne organisation commence par une structure claire et logique. Voici les colonnes essentielles que votre tableau devrait inclure :
- Nom : Le nom de l’élève.
- Prénom : Le prénom de l’élève.
- E-mail : Pour les communications et les relances.
- Date d’inscription : Permet de savoir depuis quand l’élève est inscrit.
- Prolongation ou échéance : Indique si l’accès doit être prolongé ou si une date limite approche.
- Relances : Pour noter les dates et les moyens de relance (e-mail, appel, etc.).
- Statut : Par exemple, à jour, en attente de réponse, examen planifié.
- Actions à venir : Toute action prévue, comme la planification d’un passage à l’examen.
2. Utiliser les outils de formatage
Pour rendre votre fichier visuellement intuitif :
- Code couleur :
- Vert : Les élèves à jour.
- Orange : Relances nécessaires.
- Rouge : Échéances proches ou urgences.
- Filtres : Ajoutez des filtres sur chaque colonne pour trier rapidement les informations (e.g., trier par date d’échéance).
- Commentaires : Utilisez des notes dans les cellules pour ajouter des détails supplémentaires.
3. Automatiser les relances
Pour gagner du temps, automatisez autant que possible :
- Dates calculées : Ajoutez des colonnes qui calculent automatiquement les prochaines dates de relance (par exemple, 1 mois après la date de la dernière relance).
- Notifications : Si vous utilisez Google Sheets, activez les notifications de rappel ou connectez le fichier à un outil comme Zapier pour envoyer des e-mails automatiques.
4. Planifier les passages à l’examen
Une colonne dédiée à la planification des passages à l’examen peut inclure :
- La date et l’heure prévues.
- Lieu de l’examen.
- Statut de confirmation (e.g., « Confirmé », « En attente »).
5. Réaliser un suivi régulier
Consultez votre fichier régulièrement pour :
- Identifier les élèves qui ont besoin d’une relance.
- Planifier les prochaines étapes pour chaque élève.
- Archiver les dossiers des élèves ayant passé leur examen avec succès pour garder une vue claire sur les élèves actifs.
6. Partager le fichier avec votre équipe
Si vous travaillez avec une équipe, assurez-vous que le fichier est partagé et collaboratif :
- Google Sheets : Idéal pour une collaboration en temps réel.
- Rôles d’accès : Limitez les éditions aux personnes responsables tout en permettant la consultation à d’autres.
7. Archiver les dossiers clos
Pour ne pas encombrer votre fichier principal :
- Déplacez les dossiers des élèves ayant terminé leur parcours dans une autre feuille ou un autre fichier.
- Maintenez un historique pour référence future.
Exemple de mise en pratique
Avec la structure et les conseils ci-dessus, votre fichier pourrait ressembler à ceci :
| Nom | Prénom | Date d’inscription | Relances | Statut | Actions à venir | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ramart | Nicolas | [email protected] | 27/04/2022 | Mail 20/07 | En attente | Planifier date ETG |
| Herrera Romero | Oscar | [email protected] | 27/04/2022 | Mail 20/07 | Relance | Prolongation 3 mois |
Conclusion
Un fichier Excel ou Google Sheets bien structuré est un outil puissant pour suivre les passages à l’examen. Avec une organisation claire, des automatisations judicieuses, et une collaboration fluide, vous gagnerez du temps tout en offrant un meilleur suivi à vos élèves. Adoptez ces conseils et transformez votre gestion quotidienne en un processus fluide et efficace !
